gRDV Messages

Professioneller E-Mail-Auftritt für Unternehmen

gRDV Messages sorgt dafür, dass geschäftliche E-Mails einen einheitlichen, markenkonformen und professionellen Eindruck machen. Der Fokus liegt nicht auf SMTP als Hauptnutzen, sondern auf konsistenter Business-Kommunikation über Desktop, Notebook, Tablet und Smartphone hinweg.

Leistungen:

• Zentrales E-Mail-Design für neue Mails und Antworten
• Einheitliche Templates und Signaturen
• Konsistente Schriftgrößen und Zeilenhöhen
• Logo, Farben, Rahmen, Radien und Hintergründe steuerbar
• Responsive Darstellung für Mobilgeräte
• Professioneller Mail-Look unabhängig vom Gerät des Mitarbeitenden
• Geeignet für Kundenkommunikation, Support, Buchungen und interne Abläufe

E-Mail-Design, Templates & Branding

Das Plugin rendert ausgehende Nachrichten in einem zentralen HTML-Mail-Layout. Unternehmen können den visuellen Rahmen ihrer E-Mails direkt in WordPress pflegen.

Funktionen:

• HTML-Mail-Template mit eigenem Wrapper
• Inhaltskarte mit Akzentfarbe
• Logo im Mail-Header
• Logo-Ausrichtung links, mittig oder rechts
• Maximale Logo-Breite
• Logo-Abstände oben, rechts, unten und links
• Optionaler Betreff im E-Mail-Body
• Primärfarbe und Akzentfarbe
• Body-Hintergrundfarbe
• Außenrahmen und Innenrahmen
• Rahmenfarben und Rahmenstärken
• Einstellbarer Eckenradius
• Schattenstärke
• Inhaltsbreite von 420 bis 1400 px
• Template-Vorschau im Admin

Schriftbild & Typografie

gRDV Messages steuert das Schriftbild zentral und unterstützt damit einen konsistenten Eindruck auf verschiedenen Geräten und Oberflächen.

Funktionen:

• Einstellbare Schriftgröße von 12 bis 20 px
• Einstellbare Zeilenhöhe von 1.4 bis 1.9
• Separate Schriftkontexte für:
  – E-Mail-Template
  – Mobile WebApp
  – Original-Mail-Ansicht
• Systemschrift
• Theme-Schrift
• Plugin-Schriften
• Eigener Font-Stack
• Lokale Font-Dateien im Plugin

Enthaltene Plugin-Schriften:

• Roboto
• Open Sans
• Lato
• Montserrat
• Red Hat Display
• Noto Sans

Responsive Darstellung auf Desktop und Mobilgeräten

gRDV Messages berücksichtigt mobile Darstellung direkt im E-Mail-Template. Dadurch bleibt der Aufbau auch auf kleineren Bildschirmen lesbar und kontrolliert.

Funktionen:

• Responsive Meta-Viewport
• Mobile CSS-Regeln
• Inhaltsbreite skaliert auf kleinen Viewports
• Angepasste Innenabstände auf Mobilgeräten
• Mobile Anpassung der Eckenradien
• Mobile Signatur-Abstände
• Optimierte Darstellung für Smartphones

Signatur-Management

Signaturen werden zentral gepflegt und automatisch in die versendeten E-Mails eingebunden. Zusätzlich gibt es eine separate Signatur für Folgeantworten.

Funktionen:

• Fallback-Signatur
• Folgeantwort-Signatur
• Visueller WordPress-Editor
• HTML-/Textmodus
• Signatur-Vorschau
• Tabellenbasierte HTML-Signaturen möglich
• Automatische Normalisierung von Ausrichtungen
• Signaturbereich außerhalb der Haupt-Inhaltskarte
• Signaturen pro Template-Profil – Pro

Besonders nützlich:

• Volle Signatur für Erstkontakt
• Reduzierte Signatur oder keine Signatur bei späteren Antworten
• Einheitlicher Signaturstandard für Teams

Antwort-Templates & Platzhalter

Antworten können über zentrale Templates strukturiert werden. Platzhalter sorgen dafür, dass persönliche Daten automatisch eingefügt werden.

Funktionen:

• Fallback-Antworttemplate
• HTML-Template-Editor
• Template-Vorschau
• Automatische Token-Ersetzung
• Normalisierung von Zeilenumbrüchen
• Schutz vor ungültigen verschachtelten Absätzen
• Mehrere Template-Profile – Pro

Verfügbare Tokens:

• {{message}}
• {{contact_name}}
• {{first_name}}
• {{last_name}}
• {{contact_first_name}}
• {{contact_last_name}}
• {{contact_email}}
• {{from_name}}
• {{from_email}}
• {{subject}}
• {{site_name}}

Neue E-Mails verfassen

gRDV Messages kann nicht nur E-Mails beantworten. Das Plugin enthält eine eigene Funktion zum Verfassen neuer Mails direkt in WordPress und in der mobilen WebApp.

Funktionen im WordPress-Admin:

• Neue-Mail-Seite
• Empfängername
• Empfängeradresse
• Mehrere Empfänger per Komma, Semikolon oder Zeilenumbruch
• CC
• BCC
• Versandkonto-Auswahl
• Betreff-Editor
• WordPress-Nachrichteneditor
• Anhänge
• Kontextfelder für Integrationen
• Versand im zentralen gRDV Messages Design

Funktionen mobil:

• Neue Mail in der mobilen WebApp
• Versandkonto auswählen
• Name und Empfänger eintragen
• CC und BCC
• Betreff
• Nachricht
• Anhänge
• Versand im gRDV Messages Layout

Antworten & Verlauf

E-Mails können direkt aus bestehenden Konversationen beantwortet werden. gRDV Messages nutzt dabei Message-ID, In-Reply-To und References, damit Antworten technisch sauber als Verlauf versendet werden.

Funktionen:

• Antworten aus Admin-Thread
• Antworten aus Mobile WebApp
• Automatisches Antwort-Template
• Automatische Signaturauswahl
• Anhänge in Antworten
• Reply-To Handling
• References-Header
• In-Reply-To Header
• Eigene Message-ID
• Vermeidung von Selbstempfänger-Antworten
• Speichern ausgehender Nachrichten im Verlauf
• Optionale Ablage im IMAP-Gesendet-Ordner

Konversationen, Inbox & Kontakte

gRDV Messages organisiert Kommunikation in Kontakten, Threads und Nachrichten. Dadurch werden Kundenverläufe übersichtlich und nachvollziehbar.

Funktionen:

• Zentrale Inbox im WordPress-Admin
• Kompakte Inbox-Ansicht
• Thread-Liste
• Thread-Detailansicht
• Kontakte
• Eingehende Nachrichten
• Ausgehende Nachrichten
• Ungelesen-Zähler
• Status „Eingang“ und „Antwort“
• Kontaktname und Kontakt-E-Mail
• Betreffanzeige
• Vorschautexte
• Datum und Zeit
• Mailbox-Filter
• Ordnerfilter
• Nachrichten als gelesen / ungelesen markieren
• Nachrichten löschen
• Threads löschen
• Orphan-Cleanup für verwaiste Maildaten

Anhänge & Dateien

Das Plugin unterstützt Anhänge in neuen Mails, Antworten und importierten Nachrichten. Dateien werden lokal im WordPress-Uploadbereich gespeichert.

Funktionen:

• Mehrfachanhänge
• Anhänge beim Verfassen neuer Mails
• Anhänge bei Antworten
• Speicherung eingehender Anhänge
• Speicherung ausgehender Anhänge
• Dateiname
• MIME-Type
• Dateigröße
• Download-/Inline-URLs
• Mobile Anhangsanzeige
• Auflösung von Inline-CID-Bildern
• Sichtbarkeitsfilter für eingebettete Anhänge

Zustellstatus, Öffnungen & Tracking – Pro

Pro kann technische Rückmeldungen zu versendeten Nachrichten verarbeiten und im Verlauf anzeigen. Dazu gehören – soweit vom Mailserver verfügbar – Zustell-, Bounce-, Deferred- und Failed-Signale. Optionales Öffnungstracking wird nur für einzelne Empfänger mit im Plugin dokumentierter Einwilligung aktiviert.

Zustellung und Öffnung können nicht für jeden Provider und Mailclient garantiert erkannt werden. Bildblocker, Proxy-Caches und fehlende Serverrückmeldungen können den angezeigten Status beeinflussen.

Funktionen:

• Tracking-Token pro ausgehender Nachricht
• Open-Pixel
• Tracking-URL
• X-GR-Mail-Track Header
• Zustellstatus
• Öffnungsstatus
• Bounce-Erkennung
• Deferred-Erkennung
• Failed-Erkennung
• Verarbeitung eingehender Delivery-/Feedback-Mails
• Tracking-Badges im Verlauf

Hinweis:

Öffnungs- und Zustelltracking ist datenschutzrelevant und sollte im konkreten Setup transparent dokumentiert werden.

IMAP-Empfang

gRDV Messages ruft bestehende Postfächer per IMAP ab und importiert Nachrichten in die Konversationsstruktur.

Funktionen:

• IMAP-Host
• IMAP-Port
• SSL / TLS / keine Verschlüsselung
• IMAP-Benutzer
• IMAP-Passwort
• Inbox-Ordner
• Gesendet-Ordner
• PHP-IMAP-Verfügbarkeitsprüfung
• Abruf aktiver Konten
• Abruf einzelner Konten
• Sync-State pro Konto und Ordner
• Erkennung neuer UIDs
• Import eingehender Nachrichten
• Abgleich gelöschter Nachrichten
• Fehlermeldungen im Sync-Status

SMTP-Versand

SMTP ist als technische Versandoption integriert. Es ist nicht die Hauptpositionierung, ergänzt gRDV Messages aber um kontrollierten Versand über bestehende Mailkonten.

Funktionen:

• SMTP-Host
• SMTP-Port
• TLS / SSL / keine Verschlüsselung
• SMTP-Benutzer
• SMTP-Passwort
• PHPMailer-Konfiguration
• UTF-8
• HTML-Mail
• Plaintext-Alternative
• Absendername
• Absender-E-Mail
• Reply-To
• CC und BCC
• Anhänge
• Envelope-Sender per Filter
• Versandfehler-Auswertung

Gesendet-Ordner & Mailbox-Synchronität

Nach dem Versand kann gRDV Messages versuchen, die Nachricht im IMAP-Gesendet-Ordner abzulegen. So bleibt die Kommunikation auch im bestehenden Postfach nachvollziehbar.

Funktionen:

• Konfigurierbarer Gesendet-Ordner
• Automatische Kandidaten für typische Gesendet-Ordner
• Unterstützung typischer Ordnernamen:
  – Sent
  – Sent Items
  – Sent Messages
  – Gesendet
  – Gesendete Elemente
  – Gmail / Google Mail Varianten
• Ordnererkennung per IMAP
• Cache für erkannten Gesendet-Ordner
• Warnhinweis, falls Ablage nicht funktioniert

Mobile WebApp

Die mobile WebApp bringt gRDV Messages auf Smartphone und Tablet. Sie ist besonders wichtig, weil mobile Antworten weiterhin über das zentrale Mail-Design laufen.

Funktionen:

• Mobile Inbox
• Mobile Thread-Liste
• Gruppierung nach Mailbox
• Mobile Thread-Ansicht
• Mobile Neue-Mail-Ansicht
• Mobile Antwortfunktion
• Antwort-Dock
• Anhänge mobil hinzufügen
• Versandkonto mobil wählen
• CC und BCC mobil
• Private Antwort in Mehrpersonen-Threads
• Mobile Kontaktübersicht
• Mit Pro: mobile Zustell-, Bounce- und Öffnungssignale
• Mobile Original-Mail-Ansicht
• Mobile Signatur-/Zitatbereinigung für kompakte Darstellung
• Magic-URL
• Login-Link
• Token-Regeneration
• App-Icon
• Manifest
• Pro: Service-Worker-Strukturen

Mobile Design & UX

Die mobile Oberfläche kann optisch angepasst werden. Dadurch passt nicht nur die E-Mail selbst, sondern auch die mobile Arbeitsoberfläche besser zur Marke.

Funktionen:

• Mobile Primärfarbe
• Mobile Akzentfarbe
• App-Hintergrund
• Thread-Kartenfarben
• Aktive Kartenfarben
• Rahmenfarben
• Konversationskopf-Farben
• Hinweis-Bubble-Farben
• Eingangs-Bubble
• Ausgangs-Bubble
• Pull-/Sync-Indikator
• Chip-Radius
• Karten-Radius
• Button-/Input-Radius
• Kachel-Schatten
• Optionaler Glanzeffekt
• Preset Arctic: Free
• Presets Pulse, Mono und Frost: Pro
• Eigene Presets speichern, laden und löschen: Pro

Push & Near-Live-Sync

Near-Live-, Fokus-Boost- und Burst-Synchronisierung sind bereits in Free enthalten und aktualisieren die geöffnete WebApp in konfigurierbaren Intervallen. Pro ergänzt Web-Push-Benachrichtigungen, wenn die WebApp nicht im Vordergrund geöffnet ist.

Funktionen:

• Near-Live-Sync
• Fokus-Boost
• Burst-Sync
• Konfigurierbare Intervalle und Burst-Dauer
• Pro: Web-Push-Benachrichtigungen
• Pro: Verschlüsselte VAPID-Schlüssel
• Pro: Gerätebezogene Push-Abonnements
• Pro: Push bei neuen Nachrichten
• Pro: Badge-Synchronisierung

Free: Externe Cron-URL & Sync-Stabilität

Für professionelle Hosting-Setups kann gRDV Messages über eine externe Cron-URL synchronisiert werden. Zusätzlich gibt es Schutzmechanismen für stabile Sync-Läufe.

Funktionen:

• Externe Sync-Cron-URL
• Sync-Token
• Token-Regeneration
• Externer Sync-Trigger
• Lock gegen parallele Läufe
• Cooldown gegen zu schnelle Aufrufe
• Sync-Metriken
• Lastmonitor
• Sync-Empfehlungen
• Profile wie „Nahe Push“, „Ausgewogen“ und „Stabil“

Free: Mehrere Mailboxen

Bereits gRDV Messages Free verwaltet beliebig viele Mailboxen mit eigenen IMAP-, SMTP- und Absenderdaten.

Funktionen:

• Mehrere aktive Mailboxen
• Konto-Label
• Eigene Absenderadresse
• Eigener Absendername
• Eigenes Reply-To
• Eigene IMAP-Daten
• Eigene SMTP-Daten
• Konto aktivieren/deaktivieren
• Einzelnes Konto synchronisieren
• Alle aktiven Konten synchronisieren
• Benutzer pro Konto zuweisen
• Konto löschen
• Mailboxen unterschiedlicher Domains verwalten

Pro: Template-Profile

Template-Profile ermöglichen unterschiedliche Kommunikationsstile pro Konto, Marke, Abteilung oder Einsatzbereich.

Funktionen:

• Mehrere Template-Profile
• Profilname
• Aktiv / inaktiv
• Standardprofil oder feste Zuordnung zu ausgewählten Mailboxen
• Geltung für ausgewählte Konten
• Feste Profil-Zuweisung am Konto
• Eigenes Antworttemplate
• Eigene Signatur
• Eigene Folgeantwort-Signatur
• Automatische Profil-Auswahl beim Versand

Free: Benutzer, Rollen & Zugriff

gRDV Messages nutzt WordPress-Berechtigungen und ergänzt diese um Konto-Zuweisungen für die mobile Nutzung.

Funktionen:

• Administration nur für Benutzer mit WordPress-Administratorberechtigung
• Mobile Zugriffskontrolle
• Benutzerzuordnung pro Mailbox
• Account-Scope für mobile Benutzer
• Erlaubte mobile Rollen:
  – Administrator
  – Editor
  – Author
  – Contributor
  – Mitarbeiter
• Rollen per Filter anpassbar
• Magic-Link für Admin-Kontext
• Login-Link für Benutzer

Free: gRDV Booking Integration

Wenn eine kompatible Version von gRDV Booking auf derselben WordPress-Installation aktiv ist, kann gRDV Messages Buchungskontexte erkennen und passende Verknüpfungen anzeigen.

Funktionen:

• Erkennung von Booking-Kontexten
• Buchungs-Threads
• Buchungs-ID
• Mail-Type-Erkennung
• Kundenempfänger-Erkennung
• Buchungszusammenfassungen
• Link „In gRDV Booking öffnen“
• Antworten im Buchungskontext
• Zuordnung von Self-Notification-Mails zum Kundenkontakt
• Mapping von Admin-Betreff zu Kundenbetreff

Free: Mehrordner-Modus

Nicht nur der Posteingang wird berücksichtigt. Auch andere Ordner können aktiviert und für Sync oder auch nur für die Ablage verwendet werden.

Funktionen:

• Mehrordner-Sync
• Ordnererkennung
• Ordner-Sync-Auswahl
• Sichtbarkeit von Ordnern in der WebApp
• Account-Folder-Tabelle
• Message-Remote-Tabelle
• Inbox
• Sent
• Drafts
• Archive
• Trash
• Spam / Junk
• Remote-Aktionen
• Verschieben
• Papierkorb
• Endgültiges Löschen
• Lokale Bereinigung deaktivierter Ordnerdaten

Datenschutz & Kontrolle

gRDV Messages läuft innerhalb der WordPress-Installation und verbindet sich mit bestehenden Mailkonten. Es ist kein externer SaaS-Mailclient, sondern es nutzt die bestehende Mailinfrastruktur des Hosters oder Mailanbieters.

Funktionen und Aspekte:

• Keine separate SaaS-Inbox
• Nutzung bestehender IMAP-/SMTP-Konten
• Plugin-Daten in WordPress
• Eigene Datenbanktabellen
• Lokale Anhänge im Upload-Verzeichnis
• Tokenbasierter mobiler Zugriff
• Regenerierbare Tokens
• Verschlüsselte Secrets bei OpenSSL
• Pro: Push-Abonnements und browserabhängige Push-Dienste
• Pro: Lizenzprüfung über gR Lizenzserver
• Pro: Tracking- und Einwilligungsdaten

Datenschutzrelevante Daten:

• Kontakte
• Nachrichten
• Anhänge
• Mail-Header
• Zustellstatus
• Öffnungsstatus
• Push-Abos
• IMAP-/SMTP-Zugangsdaten
• Lizenzdaten

Internationalisierung

Das Plugin ist für Übersetzungen vorbereitet.

Funktionen:

• Textdomain grdv-messages
• Domain Path /languages
• Übersetzbare UI-Texte
• Deutsche Standardtexte im Code
• WordPress-i18n-Funktionen

Admin-Bereiche

gRDV Messages bringt eine eigene Admin-Struktur mit.

Menüpunkte:

• Übersicht
• Inbox
• Neue Mail
• Template
• Design
• Mailbox
• Settings
• Pro: Template-Profile
• Pro: Export / Import
• Pro: Lizenz

Admin-Funktionen:

• Statusübersicht
• Thread- und Nachrichtenanzahl
• Letzter Sync
• Letzter Lauf
• Sync-Status
• Manuelles Abrufen
• Neue Mail
• Inbox öffnen
• Einstellungsseiten
• Design-Vorschau
• Lizenzstatus
• Hinweise ausblendbar

Systemvoraussetzungen & technische Basis

gRDV Messages baut auf WordPress-Standards und gängigen Mailprotokollen auf.

Voraussetzungen:

• WordPress ab 6.2
• PHP ab 8.1
• PHP-IMAP für Empfang, Ordnersynchronisierung und Mailserver-Aktionen
• OpenSSL für gespeicherte Mailpasswörter, verschlüsselte Anhänge und Pro-Web-Push
• Funktionierender WordPress-Cron oder externer System-Cron für regelmäßigen Abruf
• HTTPS für den produktiven mobilen Zugriff; von Browsern für Pro-Web-Push vorausgesetzt
• Für den optionalen Pro-IMAP-IDLE-Worker: geeigneter CLI-/Serverzugriff; bei mehreren Mailboxen zusätzlich pcntl

Technische Basis:

• WordPress Settings API
• wp_mail
• PHPMailer
• IMAP
• SMTP
• Eigene Datenbanktabellen
• WordPress-Cron
• Admin-Post-Handler
• AJAX-Endpunkte
• Nonces
• WordPress-Rollen
• WordPress-Uploads