gRDV Messages
Dokumentation
Einstieg
Was ist gRDV Messages?
gRDV Messages ist ein WordPress-Plugin für professionelle, einheitliche und markenkonforme Geschäftskommunikation. Du kannst E-Mails direkt in WordPress schreiben, beantworten und als Konversationen verwalten.
Der Schwerpunkt liegt nicht auf „SMTP“, sondern auf einem konsistenten E-Mail-Auftritt:
- Einheitliche Templates
- Zentrale Signaturen
- Gleichmäßige Schriftgrößen
- Saubere Darstellung auf Desktop und Smartphone
- Markenkonformes Design
- Nachvollziehbare E-Mail-Verläufe
gRDV Messages eignet sich besonders für:
- Unternehmen
- Agenturen
- Dienstleister
- Teams mit Kundenkommunikation
- gRDV Booking Nutzer
- Websites mit professionellem E-Mail-Auftritt
Erste Schritte
➔ Plugin in WordPress installieren
➔ Plugin aktivieren
➔ Menüpunkt gRDV Messages öffnen
Unter gRDV Messages → Einstellungen:
➔ Absendername eintragen
➔ Absender-E-Mail festlegen
➔ Reply-To optional setzen
➔ IMAP-Zugang eintragen
➔ SMTP-Zugang eintragen
➔ Abrufintervall wählen
➔ Mailbox synchronisieren
➔ Neue Mail verfassen
➔ Testmail versenden
➔ Darstellung am Desktop prüfen
➔ Darstellung am Smartphone prüfen
Free: E-Mail-Design
Unter gRDV Messages → Design legst du fest, wie deine E-Mails aussehen.
- Eigenes HTML-Mail-Template
- Logo im E-Mail-Kopf
- Betreff optional im Mail-Body
- Inhaltskarte mit Akzentfarbe
- Hintergrundfarbe
- Rahmen und Innenrahmen
- Abgerundete Ecken
- Schatten
- Feste Inhaltsbreite
- Responsive Darstellung auf Mobilgeräten
- Logo-URL
- Logo-Ausrichtung
- Logo-Breite
- Logo-Abstände
- Primärfarbe
- Akzentfarbe
- Hintergrundfarbe
- Rahmenfarbe
- Rahmenstärke
- Inhaltsbreite
- Schriftgröße
- Zeilenhöhe
Schriften & Darstellung
gRDV Messages steuert das Schriftbild zentral. Dadurch wirken E-Mails nicht je nach Gerät, Browser oder Mailprogramm unterschiedlich zusammengesetzt.
- Zentrale Schriftsteuerung
- Feste Schriftgröße
- Feste Zeilenhöhe
- Responsive Anpassungen
- Eigene Font-Kontexte für E-Mail, Mobile WebApp und Originalansicht
- Systemschrift
- Theme-Schrift
- Plugin-Schriften
- Eigener Font-Stack
- Roboto
- Open Sans
- Lato
- Montserrat
- Red Hat Display
- Noto Sans
Signaturen
Unter gRDV Messages → Templates pflegst du Signaturen zentral in WordPress.
Funktionen:
- Globale Standardsignatur: Free
- Globale Folgeantwort-Signatur: Free
- HTML-Signaturen möglich
- Visueller Editor
- Text-/HTML-Modus
- Signatur-Vorschau
- Signaturen je Template-Profil: Pro
➔ Standardsignatur eintragen
➔ Folgeantwort-Signatur definieren
➔ Vorschau prüfen
➔ Testmail senden
➔ Darstellung mobil kontrollieren
Templates
gRDV Messages nutzt Antwort-Templates mit Platzhaltern. Dadurch bleiben Aufbau und Ansprache konsistent.
Funktionen:
- Fallback-Antworttemplate
- HTML-Template-Editor
- Automatische Platzhalter
- Vorschau
- Ein globales Antwort-Template: Free
- Mehrere Template-Profile und Mailbox-Zuordnung: Pro
{{message}}
{{contact_name}}
{{first_name}}
{{last_name}}
{{contact_email}}
{{from_name}}
{{from_email}}
{{subject}}
{{site_name}}
Mailbox
gRDV Messages verbindet WordPress mit bestehenden Mailkonten. Es ersetzt keinen Mailserver, sondern nutzt IMAP und SMTP.
- Bestehende Mailbox anbinden
- IMAP-Empfang
- SMTP-Versand
- Absenderdaten verwalten
- Reply-To setzen
- Gesendet-Ordner konfigurieren
- Manuell oder automatisch synchronisieren
gRDV Messages Free verwaltet beliebig viele Mailboxen mit eigenen IMAP-, SMTP-, Absender- und Reply-To-Daten. Mailboxen können unterschiedlichen WordPress-Benutzern für den WebApp-Zugriff zugeordnet werden.
Pro weist Mailboxen unterschiedliche Template-Profile zu. Die Anzahl der Mailboxen ist keine Pro-Beschränkung.
Neue E-Mail
gRDV Messages kann nicht nur antworten. Du kannst neue E-Mails direkt aus WordPress heraus schreiben.
- Neue E-Mail verfassen
- Empfänger eintragen
- Name ergänzen
- CC nutzen
- BCC nutzen
- Versandkonto wählen
- Betreff schreiben
- Nachricht im Editor verfassen
- Anhänge hinzufügen
- Im gRDV Messages Design versenden
➔ gRDV Messages → Neue Mail öffnen
➔ Empfänger eintragen
➔ Versandkonto wählen
➔ Nachricht schreiben
➔ Anhänge hinzufügen
➔ Mail senden
Konversationen
gRDV Messages speichert Kommunikation als Threads. So bleiben eingehende und ausgehende Nachrichten zusammenhängend sichtbar.
Funktionen:
- Zentrale Inbox
- Konversationsübersicht
- Thread-Ansicht
- Eingehende Nachrichten
- Ausgehende Nachrichten
- Ungelesene Nachrichten
- Anhänge
- Versandstatus
- Pro: Zustell-, Bounce-, Deferred- und Failed-Signale
- Pro: Optionales Öffnungstracking
- Antworten direkt im Verlauf
- Nachrichten als gelesen markieren
- Konversationen löschen
- Anhänge öffnen
- Vorschautexte
- Kontaktanzeige
- Mailbox-Filter
- Ordnerfilter
Mobile WebApp
gRDV Messages enthält eine mobile WebApp. Damit können E-Mails auch auf dem Smartphone gelesen, beantwortet und neu geschrieben werden.
Funktionen:
- Mobile Inbox
- Mobile Thread-Ansicht
- Neue Mail mobil schreiben
- Mobil antworten
- Anhänge mobil hinzufügen
- Versandkonto wählen
- Private Antwort in Mehrpersonen-Verläufen
- Magic-Link
- Login-Link
- Token neu generieren
- Pro: Web Push und Badge-Synchronisierung
- Pro: Mobiler Rich-Text-Composer
- Pro: Tracking-Signale im Verlauf
- Pro: Zeitversetzter Versand
SMTP & IMAP
SMTP und IMAP sind die technische Grundlage für Versand und Empfang.
- Host
- Port
- SSL / TLS / keine Verschlüsselung
- Benutzer
- Passwort
- Inbox-Ordner
- Gesendet-Ordner
- Abrufintervall
- Host
- Port
- SSL / TLS / keine Verschlüsselung
- Benutzer
- Passwort
- Absendername
- Absenderadresse
- Reply-To
Synchronisation
gRDV Messages kann Postfächer regelmäßig abrufen und neue Nachrichten importieren.
- WordPress-Cron-Sync
- Manueller Sync
- Sync pro Konto
- Sync aller aktiven Konten
- Sync-Status
- Letzter Abruf
- Fehlermeldungen
- Lock/Cooldown gegen parallele Sync-Läufe
- Externe Sync-Cron-URL
- Near-Live-Sync
- Burst-Sync
- Sync-Lastmonitor
- Sync-Empfehlungen
- Pro: Optionaler IMAP-IDLE-Worker
Mailclient
- Mehrordner-Sync
- Ordner-Erkennung
- Ordner-Sichtbarkeit in der WebApp
- Inbox / Sent / Trash / Archive / Spam
- Verschieben
- Papierkorb
- Endgültiges Löschen
- Serverseitige Aktionen
gRDV Booking Integration
gRDV Messages erkennt gRDV Booking Kontexte und kann Buchungsnachrichten in passende Verläufe einsortieren.
- Buchungs-Threads
- Kundenempfänger-Erkennung
- Buchungszusammenfassungen
- Link zu gRDV Booking
- Antworten im passenden Kontext
- Strukturierte Kommunikation rund um Buchungen
Pro-Funktionen
Pro erweitert den bereits vollständigen Free-Mailbetrieb um Benachrichtigung, Nachverfolgung, zeitversetzten Versand, differenzierte Kommunikationsprofile und technische Zusatzwerkzeuge.
Funktionen:
- Web Push und Badge-Synchronisierung
- Zustell-, Bounce-, Deferred- und Failed-Signale
- Optionales, einwilligungsabhängiges Öffnungstracking
- Zeitversetzter Versand
- Mehrere Template-Profile
- Eigene Templates und Signaturen je Profil
- Zusätzliche und eigene WebApp-Design-Presets
- Rich-Text-Composer in der mobilen WebApp
- Optionaler IMAP-IDLE-Worker
- Export und Import der Konfiguration
- Kompatible Hub- und Chat-Integrationen
- Support-Adresse
- Vertriebsadresse
- Buchhaltungsadresse
- Mehrere Standorte
- Mehrere Marken
- Mehrere Websites
- Team-Zugriff auf ausgewählte Mailboxen
Datenschutz & Datenhaltung
gRDV Messages speichert für seine Oberfläche Nachrichten, Kontakte, Konversationen, Kontoeinstellungen und verschlüsselte Anhänge in der WordPress-Installation. Die ursprünglichen Postfächer verbleiben beim konfigurierten Mailanbieter. Free kontaktiert neben diesen Mailservern keinen gRDV-Dienst.
Pro verwendet zusätzlich den gRDV-Lizenz- und Update-Service. Bei aktiviertem Web Push werden verschlüsselte Push-Nachrichten über den vom Browser oder Betriebssystem gewählten Push-Dienst transportiert. Beim optionalen Öffnungstracking ruft der Mailclient des Empfängers eine Tracking-URL auf der WordPress-Installation auf.
Technische Hinweise
- WordPress ab 6.2
- PHP ab 8.1
- PHP-IMAP für den Mailabruf
- OpenSSL für verschlüsselte Secrets und Push-Schlüssel
- Funktionierender WordPress-Cron oder echter System-Cron empfohlen
- WordPress
wp_mail - PHPMailer
- IMAP
- SMTP
- Eigene Datenbanktabellen
- WordPress Settings API
- WordPress Rollen/Berechtigungen
- Textdomain
grdv-messages
FAQs
Kann ich mit gRDV Messages neue E-Mails schreiben?
Kann ich nur antworten oder auch komplette Konversationen verwalten?
Ist gRDV Messages ein SMTP-Plugin?
Ersetzt gRDV Messages meinen Mailserver?
Wo liegen meine E-Mails?
Funktioniert gRDV Messages mobil?
Kann ich mehrere E-Mail-Adressen verwalten?
Kann ich unterschiedliche Signaturen nutzen?
Kann ich Push-Benachrichtigungen nutzen?
Ist gRDV Messages DSGVO-konform nutzbar?
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